축제 대행사 선정 입찰에 참여하는 평가위원의 자격에 대한 내용과 평가시스템의 현장 분석

필자는 1986년 이벤트에 입문하고 1989년 이벤트사를 설립하여 30여 년이 넘는 동안 시대별로 체육대회 전문기획사, 프로스포츠 전문기획사, 스포츠 개막식 및 올스타전 특집 TV 생방송 전문 현장 총감독 연출 대행사, 특집공개방송 전문대행사, 관광 축제 전문 총감독, 축제 진단 전문 평가용역연구소로 활동하였다.

2020년부터는 코로나19로 인하여 총감독 활동을 접고 국제포럼, 온라인 축제, 전시 등 다양한 분야에서 대행사 선정 평가위원으로 1년에 80여 회 활동을 하였다.

평가위원의 자격 요건에 의해 축제 관광 박사학위와 실무전문가로서 30여 년 실무활동에 대한 능력을 받아 많이 선택되는 상황이다.

전문적으로 1년에 100회 이상을 전문적으로 활동하는 평가위원도 몇 명 있다

행사의 평가는 크게 4가지로 구분이 된다. 1) 기본계획, 2) 프로그램계획, 3) 운영계획, 4) 홍보계획으로 나눈다.

평가의 기준에서 여러 가지 항목을 넣어 평가하게 한다. 그러나 현실은 그 항목에 맞추어 평가한다는 것은 문제가 많다. 그 기준에 맞춘 평가의 점수가 우수하다고 제대로 된 평가라고 할 수 없기 때문이다.

예를 들어 사람의 신체를 구분하여 평가 기준을 나누어 보겠다. 1) 머리, 2) 목, 3) 몸통, 4) 허리, 5) 엉덩이, 6) 팔, 7) 다리 등의 항목이 있다고 하여 보자. 모두의 항목에서 우수한 점수를 받는 게 정상인데, 전체적인 면에서 우수한 항목의 점수를 모두 받는 업체를 찾기가 쉽지 않다. 즉 1) 누구는 머리가 튼튼하고, 2) 누구는 목이 튼튼하고 3) 누구는 몸통이 통통하다. 결론은 그나마 우수한 업체를 선택하게 하는 것이 현실이다. 제대로 성공시키고자 한다면 전체적으로 모두 우수한 점수를 받아야 하는 게 현실은 그렇지 않다는 것이다. 『필자가 총감독으로 활동한 이유는 항목대로 최고의 우수업체를 선정하여 최고의 작품을 연출하고자 하는 의도가 큰 이유였다.』

그렇다면 성공 요소는 무엇인가? 1) 기본계획이 잘 되었다고 최고의 점수를 주고 우수한 업체라고 할 것인가? 2) 아니면 선정되면 발주처와 협의하여 재정리해야 하는 운영계획이 최고로 중요한 것인가. 또 아니면 3) 홍보 잘한다고 축제가 모두 성공할 것인가?

필자는 이론적인 분석인 1) 기본계획은 제대로 성의있게 하여 왔다면 거의 비슷하게 점수를 준다. 기본계획이 성공 요소 중 제일 중요한게 아니기 때문이다. 2) 운영계획에서도 기본자질이 있다면 발주처와 협상 과정에서 재정리해야 할 사항이다. 필자는 기본자질이 있다면 기본적인 운영계획은 잘 할 수 있다고 믿는다. 3) 홍보계획에서 홍보 잘한다고 행사가 성공으로 가는 것은 아니다, 방송사, 언론사가 홍보에 대한 제안을 많이 한다. 물론 도움은 된다. 그러나 필자의 생각은 홍보 부분은 예산을 별도로 책정하여 놓고 홍보대행사를 선정하여 운영하는 것이 올바른 방법이라고 판단한다.

4) 그렇다면 최고로 중요한 부분은 무엇인가? 프로그램의 계획과 연출 부분이다. 성공의 요소는 행사의 전체 구성과 콘텐츠의 프로그램 내용 및 연출력에 의하여 좌우된다. 결론적으로 필자는 기본계획, 운영계획, 홍보계획보다는 프로그램계획의 내용에서 점수 차이를 주고 선정에 도움이 되도록 한다.

1) 어떤 평가위원은 본 계획의 주제에 대해 중요시하며 질문을 집중적으로 하는 경우가 있다. 주제가 중요할 때도 있다. 그러나 일반축제에서 주제의 가치만을 판단하여 관광객이 방문하지 않는다. 그 축제만의 콘텐츠에 대한 가치를 판단하여 방문한다. 또한 2) 어떤 평가위원은 시안이나 운영매뉴얼을 가지고 집중적으로 따진다. 시안이나 운영매뉴얼은 선정이 되면 그때 발주처와 협상을 통하여 정할 내용이지 평가장에서는 신뢰성만 따지면 될 것이다. 기본적으로 크게 활동하는 회사들은 책임성을 가지고 모두 무난하게 진행한다. 3) 홍보도 참고일 뿐이지 홍보 장점만을 가지고 업체를 선정한다면 그 행사는 가치가 떨어지는 행사가 될 것이다. 4) 그렇다면 가성비고 좋고 전체적인 구성과 콘텐츠에 대한 프로그램의 계획을 분석해서 결정해야 하는데 이론적 전문가들은 프로그램의 계획에 대한 실무경험의 부족으로 깊은 분석에 대한 어려움이 있어 깊은 접근을 못 하고 단편적인 분석으로 판단하여 평가한다. 이러한 평가위원이 90% 이상이 된다는 것이다. 『성공 요소에 대한 전체를 보는 것이 아니라 단편적임만을 볼 수밖에 없는 비전문가에게서 얼마나 제대로 된 평가를 받을 수 있을까?』 그래도 대충 전체적으로 보는 식견은 비슷하기에 나름대로 비슷한 평가의 결과가 나오지만 깊은 내면에서의 전체 평가가 제대로 되지 않고 단편적인 평가로서 제대로 평가받지 못하는 업체의 경우가 발생하고는 하였다,

필자는 이러한 해소를 조금이라도 풀어 주기 위해 자의 반 타의 반으로 위원장을 맡아 운영하고 있다.

융통성 없이 고지식한 발주처의 입찰시스템에서 매끄럽게 운영되는 경우는 드물었다.

처음 입찰하는 발주처가 융통성 없이 고지식하게 진행되는 경우가 많았다.

평가위원의 구성은 1) 나름대로 인력풀을 작성하여 그 인력풀에 의해 구성하는 경우가 있다. 이 인력풀을 공정하게 운영하는 곳도 있지만 그렇지 않은 곳도 많다. 즉 공정성에 대한 의문이 있는 곳이 있다는 것이다, 자기 입맛에 맞는 전략으로 구성을 하기 때문이다.

2) 대다수 홈페이지 고시 공고를 통하여 모집한다. 보통 1주일 이상 공고를 내어 모집하면 약 100명이 넘는 인원들이 신청한다. 2~3일 내로 짧게 공고를 내는 경우는 발주처의 작전이 진행된다. 즉 열정이 없든지 아니면 발주처가 원하는 데로 아는 곳만 연락해서 신청받아 구성하겠다는 것이다.

3) 보통 100명이 넘게 접수한 이력을 토대로 검증하면서 21명의 예비 평가위원을 선발해서 참가업체가 7명을 선별하게 한다. 그렇지 않은 경우는 참가 인원을 모두 대상으로 하여 참가업체가 21명을 추첨하여 선발하게 한다. 이러한 방식은 참가자에 대한 능력의 검증을 하지 않겠다는 무관심으로 볼 수밖에 없다.

4) 추첨에서 같으면 연장자가 우선으로 선정되게 한다. 참가 자격만 제대로 된다면 문제가 없다. 그러나 실무의 경륜이 없는 참가자는 문제가 많다. 평가위원장도 추천 및 최고의 연장자로 선정하게 되어있다. 추천은 대다수가 끼리끼리 이루어진다, 최고의 연장자로 선정되어 운영하는 과정에 답답한 경우도 많이 발생한다. 연장자라도 능력을 고려하여 선정하는 것이 좋을 것이다.

평가위원 수당의 지급에 대하여 지방에서는 대다수가 2시간 이내 수당 150,000원 및 교통비 영수증을 제출하면 교통비를 지급하여 주는 경우가 많다. 서울에서 부산에 갈 때 이동시간이 왕복 적어도 9시간 소요된다. 결론은 11시간 업무에 임하고 150,000원을 받는 상황이다. 어떤 지자체는 교통비도 지급하지 않는 경우가 있다. 또한 100,000 이내를 지급하는 경우도 있다. 현실적인 수당이 지급되어야 한다.

조달청 기준은 2시간 이내 250,000원과 교통비 50,000원 지급하게 되어있다. 장거리에서 오는 교통비도 현실성 있게 지급이 되어야 할 것이다. 점차적으로 조달청 기준으로 실행하고 있지만 아직도 자체 기준에 의해 지급하는 경우가 많다. 장거리에서 참가하는 평가위원에 대한 거리 수당도 현실적으로 책정이 되어야 할 것이다.

평가에 참여하고자 하는 평가위원들은 한곳에만 신청하고 기다리는 것이 아니라 신청을 적어도 하루에 여러 군데 신청한다. 신청한다고 모두 선정되는 것이 아니기 때문이다. 평가위원들이 한곳에만 신청하고 신청한 한 곳만 기다리는 것이 아니다. 신청하여도 선정될 확률은 10%도 되지 않기 때문이다. 전날 오후까지 일정을 모두 비워놓고 기다리는 평가위원은 많지 않다. 필자는 오전까지는 기다려 주기도 하지만 오전이 지나면 다른 일정을 잡는다. 적어도 전전날은 선정에 관한 결과를 통보해줘야 신청한 평가위원도 다른 일정을 잡지 않겠는가?

필자는 선정의 결과에 대한 통보를 먼저 오는 곳에 답신을 주고 참여한다. 그러나 평가위원 꾼들은 수당을 더 주는 곳으로 이동한다. 결론은 수당을 적게 주는 곳은 전날 오후에 불참 통보를 받아 비상이 걸려 재 섭외하는 경우도 많다. 당일 취소로 인하여 성원이 되지 않아 평가가 취소되는 경우가 발생이 된다 그렇다 보니 7명의 평가위원에서 1~2명을 더 선정하여 운영하는 곳이 점점 발생하고 있다.

예전에 비하여 관공서의 주관인 평가장이 많이 공정하게 진행이 되고 있다. 그러나 공사나 재단에서 진행하는 평가위원의 선정에서 올바르게 한다고 하지만 때로는 불합리하게 운영하는 곳이 종종 발생하고 있다.

평가의 결과에 관한 내용을 오픈하게 되어있다,

『연가 약 80회 평가위원으로 활동하다 보니 평가의 결과에 대한 참여 인원 구성을 보면 발주처에 대한 공정성을 판단하게 된다. 또한 평가위원의 점수를 보면 평가위원들의 공정성에 대한 분석이 바로 된다.』

기획서 작성하여 한번 제출하는데 최소 5백만 원 이상 지출이 된다. 성공적인 축제를 위해서는 이론적이고 보기 좋은 기획서보다는 가성비가 높고 전체적인 내용이 우수한 업체가 선정되어야 한다. 또한 입찰에 참여한 참가업체에게 1순위는 협상 자격을 2순위, 3순위, 4순위, 5순위 정도까지는 장기적으로 더 좋은 제안서를 위하여 순위 등급에 따른 지원금을 지급하는 것이 좋은 시스템일 것이다.

대한민국 관광축제계 멘토 실무전문가 박종부 박사(제이비 축제연구소/관광 경영학박사)